عقدت الهيئة العامة في الدفاع المدني السوري "الخوذ البيضاء"، اجتماعها السنوي التاسع، خلال الفترة بين 10 حتى 13 كانون الأول الحالي، في مدينة أضنة التركية، بهدف مناقشة مختلف الجوانب التي تتعلق بالمؤسسة ودورها ومهامها وتطورها وآليات الضبط والحوكمة، واستعراض التقارير السنوية، وتقييمات أعمال العام السابق، وخطط العام المقبل، والتعديلات الحاسمة لتعزيز الفعالية والكفاءة.

شهد الاجتماع مشاركة لـ 138 متطوعاً ومتطوعة من الهيئة العامة واللجان والمكاتب الإدارية بينهم 93 هو أعضاء الهيئة العامة، إلى جانب ممثلين عن المنظمات الإنسانية والجهات المانحة الدولية وعدد من الضيوف.

تركزت النقاشات خلال الاجتماع على عدة محاور أهمها الفترة العصيبة والمفصلية بحياة السوريين جراء كارثة الزلزال المدمر في 6 شباط، والتحديات والانجازات على الصعد الخارجية مع توسع ومؤسسة المكاتب الخارجية، ومناقشة الضبط والحوكمة وآليات التدقيق بين مختلف الكيانات التابعة للمؤسسة.

وجرى في الاجتماع تقييم أعمال العام السابق ومناقشة خطة العام المقبل، وعرض التقارير السنوية للإدارات في المؤسسة، و أعمال المكاتب الخارجية وتقارير نواب المدير العام للشؤون الإنسانية والخارجية والدعم، وتقرير الامتثال والتدقيق الخارجي.

كما تم إعادة انتخاب اللجان التي تضم لجان الانتخابات والعضوية وصندوق بطل والطعون، وطرح عدة مواضيع للتصويت وتم اعتمادها، وأولت المؤسسة للتطوير المؤسسي والإداري وتحسين جودة الخدمات اهتماما خاصاً، وفيما يلي أهم الإنجازات التي تم تحقيقها:

وأكدت على ضرورة تحسين إدارة المخاطر والرقابة والحوكمة، وأتمتة عمليات الدفاع المدني السوري بشكل كامل وفق نظام تم تصميمه وتنفيذه بخبرات داخل المؤسسة، وتطوير أنظمة التخزين وحفظ المعدات، مع تطوير نظام إدارة المستودعات مع آلية إدارة تقنية مباشرة، عززت من شفافية وسرعة إدارة عمليات تسليم الأصول.

كذلك ناقشت تطبيق سياسة تقنين استهلاك الموارد، على نحو بنيوي في جميع الكلف التشغيلية وبشكل خاص ادارة اسطول المؤسسة، تطوير أنظمة وسياسة التدقيق المالي وتدقيق الأساليب الإدارية ورفع المرونة، وإنشاء برنامج التطوير والابتكار، وتأسيس قسم التطوير الاستراتيجي والتميز المؤسسي والذي كان له دور واضح في رسم سياسة المؤسسة وتحديد أهدافها.

أيضاً إنشاء مكاتب خارجية جديدة وفي إطار توسيع وصولنا الخارجي، تنفيذ أكثر من خمسين مشروعاً خدمياً من إعادة تأهيل بنى متضررة ومرافق عامة وبنى تحتية طرقية.

وانطلاق من الاعتراف بالجهود الكبيرة التي بذلها الشركاء والمانحين لدعم المؤسسة تم خلال الاجتماع تكريم مؤسسة "كومنيكس" التي امتدت الشراكة معها لمدة عشر سنوات وكانت في كل خطوة كانت تخطوها المؤسسة في إنقاذ الأرواح ودعم المجتمعات وتعزيز صمودها، و"حملة سوريا" التي كان لها دور كبير في الدفاع عن السوريين وحقهم في الحياة و قضايا المعتقلين والمفقودين ودعمت المؤسسة لمواجهة حملات التضليل التي تعرض لها وقادت حملات جمع التبرعات.

وتم أيضاً تكريم James Lemesurier" اعترافاً بفضله، وهو مدير منظمة "Rescue Mayday" وهي منظمة وسيطة بين الدول المانحة والخوذ البيضاء، كان يمر عن طريقها إدارة التمويل الذي يُعنى بتدريب المتطوعين وشراء المعدات المستخدمة بالعمل الميداني للبحث والإنقاذ.

جرى خلال الاجتماع الاتفاق على عدة مخرجات أهمها إقرار تعديلات على النظام الداخلي بما يتعلق بانتخاب ممثلي الهيئة العامة لتتوافق مع التعديلات الإدارية وضمان تمثيل المكاتب الخارجية بنسبة لا تقل عن 2٪، إضافة لإقرار تقليص أعضاء مجلس الإدارة من 11 إلى 7 منهم رئيس المجلس ونائبه على ألا يقل عدد النساء عن 2 من أعضاء المجلس.

إضافة للتوافق من قبل الهيئة العامة على إضافة مادة في النظام الداخلي تتعلق بإعطاء الإدارة التفويض لتشكيل مجلس إشرافي من أعضاء مستقلين من خارج المؤسسة، وهذه التعديلات هي تعديلات نوعية تهدف لتعزيز الشفافية والحوكمة لضمان المحاسبة الداخلية والشمولية والتعدد وحسن التمثيل لتلبية أعلى المعايير العالمية للحوكمة والإدارة الرشيدة.

وتعتبر الهيئة العامة للدفاع المدني السوري السلطة التشريعية الأعلى في المؤسسة لإصدار القرارات وتتألف من ممثلين ينتخبهم أعضاء المؤسسة، يحضرون الاجتماعات السنوية كممثلين عن كامل الأعضاء المصوتين، ويتم انتخاب جميع أعضاء مجلس الإدارة من ممثلي الهيئة العامة على الصعيد الوطني دون أية قيود.

ومنذ توقيع ميثاق التأسيس سنة 2014، ينظم الدفاع المدني السوري اجتماعات سنوية لمناقشة وتحديث أحكام النظام الداخلي، وإجراء انتخابات لعضوية مجلس الإدارة واللجان، ومناقشة الأنشطة المنفذة في العام السابق، والتقارير المالية وتقارير التدقيق المالي.

كان الاجتماع السنوي التاسع للهيئة العامة للدفاع المدني السوري حدثاً محورياً يعكس السعي المستمر لتركيز جهود المؤسسة والتفكير في كيفية استخدام مواردها بشكل فعال و يحقق الاستفادة من الفرص الناشئة، والاستجابة بفعالية واستخدام الوقت، والطاقة، والموارد بكفاءة وفعالية أكبر و مواجهة التحديات المعقدة، والتكيف والاستجابة بفعالية للمشهد الإنساني المتغير.